En 1961 la Convención de la Haya sobre apostillas pretendió simplificar la utilización internacional de documentos legales. Por surrealista que pueda parecer, no es así entre Italia y República Dominicana, países donde la Convención está vigente desde 1990 y 2010, respectivamente.
En la República Dominicana, cuando un notario legaliza la firma de un documento, su firma es legalizada a su vez por la Procuraduría General de la República (PGR), que agrega un código QR con la información correspondiente al contenido y al nombre del notario. La firma del funcionario de la PGR es, posteriormente, legalizada mediante una apostilla emitida por el Ministerio de Relaciones Exteriores (MINREX).
Sencillo, ¿no?
Sin embargo, existe una divergencia en la forma de redacción de la apostilla, cuyo formulario requiere la indicación del nombre de la persona cuya firma es objeto de legalización.
Las apostillas dominicanas indican el nombre y la función del funcionario de la PGR, y el propio MINREX es categórico en asegurar la validez del procedimiento y su conformidad con la Convención.
En la práctica, puede ocurrir que el procedimiento sea cuestionado por notarios italianos. Conviene aclarar que lo cuestionado no es la veracidad del documento, sino la forma de redacción: se sostiene que la firma legalizada en la apostilla debe ser la del notario ante quien se firmó el documento original, y que este supuesto vicio de forma impide su utilización.
No se trata de opiniones individuales, ya que la sostiene también la Oficina de Estudios Internacionales del Colegio Italiano de Notarios.
Este respaldo institucional confiere al caso una dimensión diplomática. Los países adherentes a la Convención tienen la obligación de aplicarla, salvo en casos de fraude, y su espíritu —al menos en lo relativo a las formas — es flexible.
Es evidente que una de las dos posturas no es correcta. Podría argumentarse, aplicando la navaja de Occam, que resulta poco plausible que un país haya emitido apostillas incorrectas durante quince años. Además, el procedimiento en dos etapas de la República Dominicana, aunque no recomendado por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado (HCCH) en su Handbook sobre apostillas, coincide con el de muchos países latinoamericanos.
En cualquier caso, el problema requiere una solución, también debido a la ausencia de alternativas viables para quienes no sean ciudadanos italianos registrados en el AIRE, ya que, desde la adhesión de la República Dominicana a la Convención, el uso del consulado italiano con fines notariales está restringido a esa categoría.
Existe un claro aspecto diplomático. Uno de los países está incumpliendo la Convención. Las representaciones diplomáticas y los ministerios de relaciones exteriores han sido informados. El exembajador italiano y funcionarios de la representación diplomática dominicana en Roma han mostrado sensibilidad al respecto. Esto podría permitir llevar el asunto a la atención del Gobierno de los Países Bajos, depositario de la Convención.
Hay también un aspecto doctrinal. Los colegios notariales tienen interés en que el mecanismo sea utilizable con fluidez. Sería deseable que sus máximas instancias aborden la cuestión junto con la HCCH y que se alcance un consenso sobre el procedimiento correcto, sin atrincherarse en certezas interpretativas ni trasladar la responsabilidad exclusivamente a las autoridades gubernamentales.